5 Vorteile der digitalen Abrechnungsbereitstellung


Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR


Nein, wirklich neu ist das Thema nicht – aber hier geht es um eine Lösung, die trotz viele Vorteiler noch immer relativ wenig genutzt wird: die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen. Dabei ist es eine wirklich lohnenswerte Option, wie sich an unserer digitalen Lösung MyServicePortal .gehalt zeigen lässt (die wir, nebenbei bemerkt, ab Oktober 2020 in einem neuen, frischen Look zur Verfügung stellen).

Gerade vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie (viele Mitarbeiter, auch aus dem HR-Bereich im Homeoffice) lohnt es sich, das Thema digitale Abrechnung einmal genauer unter die Lupe zu nehmen – unter anderem aus diesen fünf guten Gründen:

Dass dies eine überzeugende Rechnung ist, liegt auf der Hand. Die Grafik macht die Kosten- und auch Zeitersparnisse (siehe Punkt 2) noch einmal deutlich:

 

Nicht nur durch den Wegfall von Drucken, Kuvertieren und Verteilen sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit. Sie können als Personalabteilung mit dem Modul .dokumente auch gleichzeitig alle Abrechnungsdokumente digital archivieren und verwalten. Und das ist ganz schön praktisch: Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente ins Portal transportieren lassen – und schon findet sich übersichtlich alles an einem Ort. Und: Über die Module .dokumente und .daten lassen sich alle Dokumente bidirektional übergeben.

Zudem besticht die MyServicePortal-Lösung dadurch, dass sie dank der dezentralen Zugriffsmöglichkeiten auf Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten – genau – Homeoffice-geeignet ist. Sehr praktisch in der heutigen Zeit!

Mit der Einführung eines digitalen Online-Portals für Gehaltsnachweise und alle weiteren relevanten Dokumente gehen Sie einen richtigen und wichtigen Schritt in Richtung Zukunft. Langfristig wird kein Weg daran vorbeiführen, Prozesse zu digitalisieren, wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben wollen – das hat uns nicht nur, aber doch besonders die Corona-Pandemie deutlich vor Augen geführt.

Damit Sie in Zukunft auch wirklich sicher aufgestellt sind, erfüllt unser MyServicePortal selbstverständlich sowohl allgemeine Datenschutz-Anforderungen als auch die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und des Arbeitsrechts. So erfolgt der Zugriff etwa über eine verschlüsselte Sicherheitsabfrage – übrigens auf jedem beliebigen Endgerät, von Notebook bis Smartphone, und ganz ohne die Installation zusätzlicher Software. Ebenso besticht es durch präzise Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie eine SSL/TSL-Verschlüsselung. Und wo Ihre Daten sind, wissen wir ganz genau – im besonders geschützten Rechenzentrum der VRG HR, also in Deutschland und natürlich revisionssicher archiviert.

Auch Ihre Mitarbeiter profitieren davon, dass sie ihre Gehaltsnachweise nicht mehr in Ordnern oder Schubladen verstauen und bei Bedarf eventuell mühsam suchen müssen. Ein paar Klicks, und alle relevanten Daten (etwa für die Steuererklärung) stehen übersichtlich bereit, um sie gegebenenfalls doch ausdrucken oder einfach nur elektronisch weiterleiten zu können. Denn der digitale Verdienstnachweis liegt sicher und wohlgeordnet im Online-Archiv. So sind die Gehaltsabrechnungen auch gegen Beschädigungen von außen besser geschützt als im herkömmlichen „Offline“-Ordner.

Sie sehen: Digitale Gehaltsnachweise und das  MyServicePortal von VRG HR  bieten in mehrfacher Hinsicht ein Plus an Service. Und ganz nebenbei verbessern Sie sogar Ihre Öko-Bilanz: Denn durch den Wegfall von Papier und Transport schonen Sie auch die Umwelt. Noch mehr gute Nachrichten? Dann haben wir ein weiteres „Goodie“ für Sie: In den meisten Fällen lässt sich unsere Lösung ganz einfach in bestehende Systeme integrieren. Sie ist nämlich vom eigentlichen Lohnsystem völlig unabhängig. Und damit können Sie sich auch den weiteren Aufwand für die IT oder für Schulungen sparen. Sie sehen: Digitalisierung ist ziemlich praktisch und gar nicht so schwer!


 

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