Noch immer Corona, trotzdem zurück zu den alten Steuersätzen

So wirken sie sich auf Ihre Reisekosten aus

7 und 19 – das sind die Mehrwertsteuersätze, die uns seit dem 01. Januar 2021 umtreiben. Die von der Bundesregierung im Rahmen der Corona-Maßnahmen beschlossene Mehrwertsteuersenkung galt – zumindest in den meisten Fällen – nur für das Jahr 2020. Und bescherte dabei fast allen Unternehmen zuerst einmal eines: zusätzliche Arbeit.

Denn die neue Mehrwertsteuer wirkt sich auf fast alle Lebens- und Unternehmensbereiche aus – auch auf die Reisekosten. Seit 1. Juli 2020 galten 16% statt 19% bzw. 5% statt 7% beim reduzierten/ermäßigten Satz. Und nun ist alles wieder anders: Seit 01. Januar 2021 gilt: 19% auf Getränke, aber 7% auf Übernachtungen und Speisen. Letztere wiederum werden ab 01. Januar 2023 auch wieder mit 19% besteuert. Blicken Sie da noch durch? Wir möchten Ihnen heute Licht ins Dunkel bringen:

Reisekosten – mehr als eine Summe

Bei der Reisekostenabrechnung wird es auch deshalb kompliziert, weil erstens nicht alle Bestandteile dem gleichen Mehrwertsteuersatz unterliegen, und zweitens teilweise zusätzlich unterschiedliche Zeiträume gelten. Wenn Sie Vorsteuer ziehen oder eben Reisekosten abrechnen, kann es dann schon kompliziert werden.

Grundsätzlich haben Sie es bei Reisekosten mit Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und den sogenannten Reisenebenkosten zu tun.

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Video: Reisekosten einfach gelöst

So geht effizientes Reisekosten-Management!

Es kann so einfach sein: Belege schon während der Reise abfotografieren, digital ablegen – so gut wie abgerechnet. Für Ihre Dienstreisen und Kundentermine, im Außendienst oder zwischen Standorten.

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Von Bahn bis Brezn: Überall anders

Gehen wir Ihre Reise doch einmal durch:

Sie reisen mit der Bahn von Hamburg zu einem Kundentermin nach München. Wegen des von der Bundesregierung beschlossenen Klimapakets galten für die Fahrt im Fernverkehr (mehr als 50 Kilometer) schon seit Anfang 2020 nicht mehr 19%, sondern nur noch 7%. Für Ihre Fahrt im Juni 2022 sind es, genau, jetzt auch wieder 7% (statt 5% im Jahr 2020).

Beim Geschäftsessen lassen Sie sich das servierte Essen, die bayerischen Spezialitäten, schmecken (7%), die zünftige Maß als Getränk schlägt dagegen mit 19% statt mit 7% zu Buche. Bei Speisen gilt die Änderung aber nur bis zum 31.12.2022, als Teil des Corona-Sonderpakets für die Gastronomie.

Gut ausgeschlafen (Übernachtungskosten: 7% Mehrwertsteuer), fliegen Sie zurück (natürlich fahren Sie sonst umweltbewusst lieber mit der Bahn, aber das ist terminlich nicht möglich): Ihr Flug geht erst von München nach Frankfurt (wieder 19% anstelle der ermäßigten 16%) und dann weiter nach London (mehrwertsteuerfrei) – und was Sie dort nach dem Brexit an Regelungen für Ihre Dienstreise erwartet, steht noch auf einem anderen Blatt … (oder in diesem Blogbeitrag)

Mehr-Wert-Alternative gesucht?

Sie sehen, selbst wenn Ihre Dienstreise nur ein oder zwei Kostengruppen umfasst, haben Sie es meistens schon mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen zu tun. Selbst bei bisher unproblematischen Bewirtungsbelegen muss nun einfach mehr gerechnet werden. Ob Personalabteilung oder Buchhaltung, wer auch immer Ihre Belege verarbeitet und Reisekosten abrechnet, muss sehr genau hinsehen, um jeden Posten korrekt zu erfassen.

Dieser Aufwand entfällt, wenn Sie die Reisekostenabrechnung auslagern: Sie laden z.B. alle Belege einfach in einer App oder einem Portal hoch – die Abrechnung übernehmen dann ganz komfortabel die Spezialisten. Und ganz gleich, wie hoch die dann korrekt erfasste Mehrwertsteuer auch sein mag, diese Lösung wird Sie 100-prozentig ein gutes Stück entlasten.

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Sebastian Vornweg
Vertriebsleiter

Telefon: 0441 3907-114
E-Mail: sebastian.vornwegvrg.de

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