Papierarmes Büro

5 Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes


Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR


Schon vor Corona gut – jetzt umso wichtiger: Das papierarme Büro hat wegen vieler Vorteile digitaler Lösungen die Nase vorn. Und das liegt nicht nur an der Reduktion von Papier, sondern vor allem an der verbesserten Zusammenarbeit in Büros, ob im Unternehmen oder vom Homeoffice aus:

Wenn Sie Dokumente digital ablegen, haben Sie in der Regel direkten Zugriff auf die Daten. Ganz ohne langes Suchen. Ein elektronisches Dokumentenarchiv mit der Möglichkeit des direkten Austauschs auf einer Online-Plattform oder Nachrichten per Mail verkürzen Kommunikationswege und tragen zu einem entspannten, effizienten Prozess bei. Auch ist die Dokumentation ist einfacher und ohne „Papierflut“ zu erledigen – für mehr Produktivität im Büro.

Auf folgende Aspekte haben digitale Dokumente Einfluss:

  • Sicherheit
  • Archivierung
  • Dokumentation
  • Kosten (Druck, Bestückung & Wartung des Druckers)
  • Zusammenarbeit
  • Informationsbereitstellung, -übermittlung, -verbreitung und -archivierung
  • Kommunikation
  • Bürokratie
  • Suchen & Finden
  • Transportwege

Fazit: Viel Zeit gespart – und damit ist schon eines der wichtigsten Argumente genannt. 

In den meisten Unternehmen wird ein Großteil der Aufgaben auf digitalem Weg erledigt. Von der Terminierung bis zur Projektplanung, kaum etwas ist ohne Computer (und damit ohne digitale Prozesse) denkbar. Auch im Bereich Verwaltung sorgen digitale Archivlösungen oder ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagement für den Siegeszug des papierlosen Büros. Gerade in den derzeit erlebten Krisenzeiten ein großer Pluspunkt!

Mobile Endgeräte fördern mobiles Arbeiten. Für viele Mitarbeiter ist es heute selbstverständlich, auch von zu Hause aus oder unterwegs zu arbeiten – natürlich digital. Und „dank“ Corona wird dies immer mehr. Ob Notebook, Tablet, Smartphone oder virtuelles Meeting, digitale Kommunikation ist heute einfach schon Alltag.

Software as a Service ist heute schon fast ebenso selbstverständlich wie der Abruf einer E-Mail vom Smartphone oder die Benutzung einer App. Möglich sind viele dieser Anwendungen durch Cloud-Lösungen. Kollegen teilen Dokumente, organisieren Meetings oder arbeiten anderweitig digital – und damit orts- oder zeitunabhängig – zusammen.

Weil Software ebenfalls digital aus der Cloud zur Verfügung steht, entfallen umständliche Installationen. Updates werden dezentral eingespielt, und klare Abrechnungsmodalitäten sorgen für zusätzlichen Service. Komplizierte Installationen teurer Software gehören damit also der Vergangenheit an. Und wieder Geld gespart!

Die Zusammenarbeit von Teams an verschiedenen Standorten, das Zusammenspiel von Innendienst und Außendienst oder Vertrieb: Für viele Bereiche des Unternehmens tragen digitale Lösungen bei den Mitarbeitern direkt zu mehr Zufriedenheit bei.

Das papierarme Büro macht einfach flexibler, lässt mehr Raum für Innovationen und macht Homeoffice-Lösungen einfacher. Was vor Corona vor allem bei Mitarbeitergruppen wie jüngeren Mitarbeitern oder berufstätigen Eltern beliebt war, ist in der Gesellschaft angekommen. Denn auch viele weitere Personengruppen haben spätestens seit Frühjahr 2020 die Vorzüge von Homeoffice-Regelungen zu schätzen gelernt. Das digitale Dokumentenarchiv gehört bei all diesen Lösungen zur Grundausstattung, das das tägliche Arbeiten in dieser Form erst möglich macht.

Papierarmes Büro und „altmodisches“ Büro im direkten Vergleich: