Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR


Wer hätte noch vor ein paar Monaten gedacht, dass die Diskussion um Homeoffice ja oder nein, anderes Arbeiten und der Stand der Digitalisierung für ein Unternehmen lebenswichtig werden kann? Die Corona-Krise beschleunigt viele Entwicklungen rasant, nicht nur in der Gesellschaft, sondern auch für einzelne Betriebe.

#zuhausebleiben – auch HR im Stresstest

Personalabteilungen stellen sich da ganz neue Herausforderungen. Und es gilt, (schnelle) Lösungen zu finden. Denn wenn auf einmal ein überwiegender Teil oder sogar alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, ist das nicht nur eine technische Frage. Das #zuhausebleiben wirkt sich in beide Richtungen aus: Mitarbeitende müssen sich etwa sicher zu Hause einloggen können, wollen Anträge stellen und erwarten natürlich auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur gewohnten Zeit. Und Personaler im Homeoffice sind froh über Lösungen, die das Bearbeiten von Anträgen ebenso ermöglichen wie Recruiting oder sogar Onboarding.

Die gute Nachricht: Viele digitale HR-Lösungen können genau dabei helfen. Sie machen Prozesse erst möglich oder schneller. Oder Sie helfen Ihnen, auch als Personaler im Homeoffice arbeiten zu können – und sich damit vielleicht einfach sicherer zu fühlen.

Was heute schon geht

Wir möchten Ihnen deshalb in den nächsten Wochen Lösungen vorstellen, die Homeoffice für Mitarbeiter und Personaler leichter machen: Heute als Überblick mit kurzen Impressionen, in Folge ausführlich und flankiert von – wenn Sie möchten – kostenfreien Webinaren, die Ihnen das ein oder andere Thema genauer und völlig ungefährlich nahebringen.

#1 Gehaltsabrechnungen online bereitstellen

Briefe an alle im Homeoffice schicken? Das ist für viele Unternehmen eine Kapazitäts- und Kostenfrage. Was aber, wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung bisher auf Papier erstellt und direkt in den Büros verteilt worden ist? Hier gibt es eine ganz einfache Lösung: Die Gehaltsabrechnung online bereitstellen. Die Idee ist nicht neu – aber in erstaunlich vielen Unternehmen noch nicht umgesetzt. Dabei spart es Kosten und Zeit, und bietet allen Beteiligten ein großes Plus an Service. Wie etwa das MyServicePortal.gehalt: Es stellt Abrechnungen zuverlässig online bereit, abrufbar per Browser oder Smartphone-App und „nebenbei“ werden die Dokumente sicher archiviert. Auch das spart Zeit – und Nerven, wenn etwa für die nächste Steuererklärung wieder einmal ein Beleg gesucht wird ...

Gehaltsabrechnung online bereitstellen. Mit dem MyServicePortal.gehalt von VRG HR

#2 Die große Lösung: Eine HR-Software für alles

Auf alle Dokumente digital zugreifen, Belege und Anträge schnell aus dem System erstellen und Auswertungen auf Knopfdruck: Kaum ein HR-Bereich, für den es nicht schon eine digitale Lösung gibt, die gerade in Homeoffice-Zeiten wünschenswert sind. Wirklich Sinn ergibt Digitalisierung aber erst, wenn all diese Prozesse möglichst smart ineinanderlaufen. Und das ist vor allem dann der Fall, wenn eine Software mit verschiedenen Modulen im Einsatz ist. Ja, die HR-Lösungen von SAP® zum Beispiel sind im Prinzip nicht neu. Mit der nächsten Generation, SAP® SuccessFactors®, geht aber alles Richtung Cloud – und die Datenwolken sind bekanntlich so ortsunabhängig verfügbar, dass auch das Aufrufen im Homeoffice eine greifbare Option ist. Auch Payroll gibt’s bei SAP damit übrigens erstmalig aus der Cloud ( ► Mehr erfahren im Live-Webinar "Automatisieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse!" am Fr., 05.06.2020).

#3 Abgeben statt Selbermachen

Krise erfordert volle Konzentration. Aber auch Kernprozesse müssen selbstverständlich weiterlaufen. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, welche der notwendigen HR-Prozesse Sie wirklich selbst übernehmen müssen? Wenn Sie das Thema Payroll, die  Lohn- und Gehaltsabrechnung vielleicht doch nicht selbst erledigen möchten, überlassen Sie das eben anderen – und schon haben Sie eine Aufgabe im Homeoffice weniger. Business Process Outsourcing (BPO) heißt hier das Zauberwort: Das Auslagern einzelner Geschäftsprozesse an Spezialisten. Und bedeutet für Ihre HR-Experten ganz praktisch viel Zeit für andere Herausforderungen.

#4 Self-Services für digitalen Austausch nutzen

Selbstbedienung ist nicht nur für Supermärkte sinnvoll. Für manche Prozesse kann es ebenfalls hilfreich sein, wenn Beteiligte an verschiedenen Punkten Einsicht oder Zugriff erhalten, auch aus dem Homeoffice. Zum Beispiel für das Erstellen einfacher Bescheinigungen. Oder bei der Antwort auf die Frage, ob der Urlaub schon genehmigt ist. Das Beantragen von Urlaub und die nachgelagerten Prozesse sind ein typisches Beispiel für ESS/MSS (Employee/Manager Self-Services): Die Prozesse laufen im Idealfall komplett digital, und es gibt feste Regeln, wer an welcher Stelle darauf zugreifen darf. Das sorgt für Transparenz, spart Zeit und nebenbei wahrscheinlich eine Menge Aktendeckel.

#5 Digitale Personalakten

Personalakten werden in diesen Zeiten genauso gebraucht wie zuvor: Für Anträge oder Abrechnungen, für Verträge, für Bewerbungsprozesse oder das Onboarding. Was aber, wenn HR-Mitarbeiter im Homeoffice, die Akten aber in der Firma sind? Keine Frage, wenn alle wichtigen Informationen digital erreicht werden können, bedeutet das gerade jetzt (und auch schon im „normalen“ Alltag) eine große Hilfe. Das betrifft vor allem die Prozesse, die zeitkritisch sind, im Recruiting oder wenn Fristen beachtet werden müssen: Die digitale Personalakte hält alle Informationen zuverlässig bereit und erinnert sicher an Termine. Und wenn doch ganz traditionell Briefe verschickt werden müssen: Auch das lässt sich in einem volldigitalisierten Prozess aus dem Homeoffice aus erledigen. ( ► Mehr erfahren im Live-Webinar "Schluss mit Papierakten! Personaldaten jederzeit im (gesicherten) Zugriff und mit Volltextsuche –  die Digitale Personalakte macht's möglich!" am Fr., 29.05.2020).

#6 Smartes Bewerbermanagement

Ja, natürlich ist es schöner, Bewerber direkt und persönlich kennenzulernen. Aber neben dem Vorstellungsgespräch besteht der Bewerbungsprozess noch aus vielen anderen Schritten – von denen sich die meisten zum Glück digital lösen lassen. Digitales Bewerbermanagement beginnt bei der automatischen Dankesmail für Online-Bewerbungen und reicht bis zur Erinnerungsfunktion bei der Beachtung von Fristen. Dazwischen werden Daten in digitalen Akten angelegt, lassen sich Zwischenstände ermitteln oder Termine koordinieren. Und weil inzwischen Videokonferenzen zum neuen Miteinander gehören, ist selbst das Online-Vorstellungsgespräch inzwischen fast Alltag.

In der Krise ist nach der Krise

Sie sehen: Nicht alles lässt sich vom Homeoffice aus genauso bearbeiten wie am Schreibtisch in der Personalabteilung – aber erstaunlich viele Lösungen helfen Ihnen sehr effizient durch die Zeit. Das Gute daran: Auch in Nach-Krisen-Zeiten nutzen Sie weiter die Vorteile vieler digitaler HR-Lösungen und die oft schnelleren Prozesse, an die Sie sich bis dahin gewöhnt haben. Dann bleibt auch später bestimmt genug Zeit, um sich mit den Kolleginnen und Kollegen wie früher einfach bei einem ganz un-digitalen Kaffee direkt und persönlich auszutauschen.