Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR


„Kollegin Müller? Die hat doch Grippe!“ Dass jemand mit Schnupfen & Co. ausfällt, gehört zu dieser Jahreszeit ja leider zum Alltag. Aber was, wenn es eben nicht nur um die 7-Tage-Erkältung geht, sondern eine unfreiwillige Abwesenheit von mehreren Wochen? Wenn nach dem Skiunfall mit anschließender Reha dann tatsächlich alles beim Alten bleiben kann: Perfekt; dann heißt es „nur“ die Zwischenzeit zu überbrücken.

Ist ein Arbeitnehmer aber länger als 6 Wochen krank und braucht vielleicht sogar einen anders eingerichteten Arbeitsplatz, hat der Gesetzgeber schon seit 2004 eine Lösung vorgesehen, die den Wiedereinstieg leichter machen soll: Das Betriebliche Eingliederungsmanagement, kurz BEM. Und weil das sogar verpflichtend ist, geht es heute um Lösungen, die Ihnen als Geschäftsführung oder im HR-Bereich helfen, dass zumindest beim BEM alles nach Plan läuft.

BEM – Muss das denn …?

Für den Arbeitgeber: klares „Ja“! Er ist dazu verpflichtet, ein entsprechend gestaffeltes Verfahren anzubieten. Für den Arbeitnehmer: Nicht unbedingt – er kann die BEM-Offerte(n) annehmen, muss es aber nicht. Oder wie es im Sozialgesetzbuch § 84 Abs. 2 SGB IX heißt:

„Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung (...), mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person die Möglichkeit, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden wird und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann (betriebliches Eingliederungsmanagement).“

Am Anfang war das Wort

… genau genommen: Ein Gespräch. Denn das ist das Erste, was einem/r länger erkrankten Mitarbeiter/in angeboten werden sollte – fristgerecht natürlich und möglichst rechtzeitig, falls etwas vorbereitet werden muss. Aber damit allein ist es nicht getan: Sie als Unternehmen sind gehalten, eine Struktur zu schaffen – soweit nicht schon vorhanden –, um gezielt diejenigen Mitarbeiter zu erreichen, für die das Eingliederungsmanagement greifen muss.


Die Bandbreite an möglichen Maßnahmen ist dabei ziemlich groß und flexibel konfigurierbar: Vielleicht reicht ein höhenverstellbarer Schreibtisch oder ein angepasster Bürostuhl, vielleicht sind aber auch Schulungen sinnvoll oder ein stufenweiser Wiedereinstieg. Es gilt also Fristen einzuhalten, Gespräche zu dokumentieren und die eventuell vereinbarten Maßnahmen anzuschieben und nachzuhalten – ein klassischer Prozess in mehreren Schritten.

Ja, Software kann helfen

Wie jeder andere Prozess auch, lässt sich auch das BEM mit einer digitalen Lösung unterstützen. Eine typische BEM-Akte kann zum Beispiel folgende Komponenten umfassen:

  • Dokumentenverwaltung – mit individueller Registerstruktur
  • Integration in MS Office und Outlook
  • Vorlagenverwaltung und Serienbrieffunktion
  • Zugriffs- und Aufbewahrungskonzept
  • Reporting
  • Integrierte Volltextsuche

In der revisionssicheren BEM-Akte laufen also einfach alle Informationen zusammen: Hier ist alles strukturiert abgelegt, und Sie finden schnell und jederzeit was Sie suchen.

Und: Innerhalb der verschiedenen Prozessschritte werden die Beteiligten automatisch informiert und haben gemäß Datenschutzrichtlinien die entsprechenden Schreib- und Leserechte auf dem jeweiligen BEM-Fall. So sind Sie und alle anderen Beteiligten immer auf dem neuesten Stand – und Sie auf der sicheren Seite:

  • Sie können Betroffene sicher identifizieren.
  • Der Informationsprozess ist zu jeder Zeit transparent.
  • Maßnahmen lassen sich einfacher auswählen und …
  • eine Qualitätskontrolle schließt den Prozess ab.

Ein weiterer Vorteil: Doppelte Datenpflege lässt sich vermeiden. Denn für die Übernahme der BEM-Daten aus einem Personalsystem kann ein standardisiertes Skript erstellt werden: Es erfasst alle Mitarbeiter, denen ein Angebot für ein betriebliches Eingliederungsmanagement zu unterbreiten ist. So wird aus den Daten aus der Digitalen Personalakte eine BEM-Akte für die betroffenen Mitarbeiter erzeugt – und das BEM-Verfahren automatisch eröffnet.

Ende gut – alles gut

Wie alle persönlichen Daten brauchen auch die sensiblen BEM-Daten einen besonderen Schutz. Deshalb werden individuelle Berechtigungskonzepte am besten auf Basis von Rollen festgelegt, ebenso wie Schreib- und Leserechte der Beteiligten oder Benachrichtigungen bei Änderungen. Natürlich wird auch das datenschutzkonforme Löschen nicht vergessen und die Prozessbeteiligten 8 Wochen vor Löschdatum einer BEM-Akte automatisch über den Löschvorgang informiert.

Und wenn bis dahin die zurückgekehrte Kollegin oder der Kollege auch wieder glücklich und zufrieden an ihrem oder seinem Arbeitsplatz sitzt, dann haben Sie wirklich alles richtig gemacht!

Übrigens: Auch viele andere Prozesse im HR-Bereich lassen sich prima digital unterstützen – schauen Sie doch einfach mal, welche Möglichkeiten sich mit der Smart Business Suite bieten! Und Ihre Abrechnung, die schicken Sie ganz komfortabel in die Cloud, zum Beispiel mit SAP SuccessFactors.

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Sebastian Vornweg
Vertriebsleiter


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