Digitale Personalakte

Alle Mitarbeiterinformation zentral und digital abgelegt
 

Lösung entdecken

Bilden Sie den gesamten Beschäftigungsverlauf ab

Tägliche treffen unzählige mitarbeiterbezogene Dokumente ein: Bewerbungen, Arbeitsverträge, Bonusvereinbarungen und vieles mehr. Die Digitale Personalakte wird als zentraler Ablageort zum Herzstück Ihrer Personalabteilung.

Mit ihr erfüllen Sie die Änderungen des Sozialgesetzbuches (7. SGB IV-ÄndG) und archivieren rechtskonform die elektronisch aufzubewahrenden Entgeltunterlagen. Zugleich ist sie Ausgangspunkt für viele HR-Prozesse - schnell und intuitiv bedienbar.

 

Produktives Arbeiten statt zeitraubender Suche

  • Intelligente Suchfunktion (inkl. Volltextsuche)
  • Klare Ordnerstrukturen und einfaches Hinzufügen von Dokumenten
  • Versionierung aller Unterlagen
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte, auch abteilungsübergreifend
  • Revisionssichere Speicherung und Archivierung
  • Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen (DSGVO)

Wichtig für Sie: Die Digitale Personalakte lässt sich problemlos in Ihre
HR-Software (SAP, DATEV, Sage, PROVIA HR, u.v.m.) integrieren.

Diese Vorteile bringt Ihnen die Digitale Personalakte

Kombinierbare Lösungsbausteine

Kombinieren Sie die Digitale Personalakte mit weiteren Personalmanagement-Modulen 

Schnell und kostengünstig starten

Templates bilden all Ihre Standardprozesse ab - auf Wunsch individualisierbar

Aktualität und klare Strukturen

Direktes Anpassen der Personalstammdaten und Ordnerstruktur nach Ihren Wünschen

GoBD-Revisionssicher & DSGVO

Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen
inkl. digitaler Archivierung

Individuelle Rollen

Sie entscheiden, wer welche Dokumente sieht
- bei Bedarf abteilungsübergreifend

Erfahren und persönlich

Die VRG berät Unternehmen seit mehr als 50 Jahren zu IT-Lösungen

FAQ | Antworten auf häufig gestellte Fragen

Aus jahrelanger Erfahrung wissen wir: Mithilfe eines Scandienstleisters gelingt es Ihnen, die vorhandenen Personalakten effizient und termingerecht zum Go-Live Ihrer digitalen Personalakte digitalisiert zu haben.

Seit mehr als 10 Jahren arbeiten wir mit zertifizierten Scandiensteistern zusammen. Durch zahlreiche Kundenprojekte sind die Abläufe optimiert und einem automatisierten Import der digitalen Personaldokumente spricht nichts mehr entgegen. Profitieren Sie von unseren Erfahrungen und lassen Sie sich gern bei der Auswahl und Beauftragung eines geeigneten Scandienstleisters beraten.

Grundsätzlich empfehlen wir alle Dokumente, die das Beschäftigungsverhältnis Ihrer Mitarbeitenden dokumentieren, in der Digitalen Personalakte aufzunehmen. Durch die Überwachung der Aufbewahrungsfristen halten Sie Ihre Akten schlank und übersichtlich. Für eine konkrete Auswahl bzgl. der aufzubewahrenden Dokumente gibt Ihnen folgende Aufstellung* eine Hilfestellung:

  • Anträge und Genehmigungen (Urlaub, Dienstreisen, Fortbildungen)
  • Arbeitsverträge
  • Arbeitszeugnisse, Beurteilungen und/oder Abmahnungen, Kündigungen
  • Bankdaten
  • Berichte über Werksunfälle
  • Bewerbungsunterlagen inkl. Anschreiben, Lebenslauf, Personalfragebögen, Empfehlungen, Referenzen, Arbeitsproben usw.
  • Korrespondenz zwischen Mitarbeiter:in und Vorgesetzten
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Pfändungen und Darlehen
  • Sonstige Unterlagen, wie zum Beispiel Fotos
  • Sozialversicherungsunterlagen, wie z. B. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Vereinbarungen zur Altersvorsorge
  • Steuerunterlagen

*Quelle: Optimal-Systems

Die digitale Personalakte unterstützt Sie durch den strukturierten Aufbau mit Registern und Dokumenttypen bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß der DSGVO. Das Löschdatum der Dokumente wird bereits bei der Ablage berechnet und führt bei Eintritt des Datums automatisch zur Löschvormerkung (4-Augen-Prinzip)

  • Für allgemeine Personalunterlagen (z. B. Arbeitsvertrag, Arbeitszeugnis) gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
  • Informationen über Arbeitsentgelte müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (165 I 1, IV 2 SGB VII).
  • Aufzeichnungen der Arbeitszeit müssen zwei Jahre aufbewahrt werden (16 II ArbZG).
  • Bewerbungen können drei Monate bis maximal sechs Monate ab Ablehnung aufbewahrt werden (26 BDSG n. F., § 15 IV AGG). Voraussetzung ist, dass der oder die Bewerber:in über die Speicherung der Daten informiert ist (§ 3 DSGVO). Für eine längere Speicherung der Unterlagen müssen Sie den bzw. die Bewerber:in um gesonderte Einwilligung bitten.
  • Für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) gibt es keine gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist.
  • Betriebliche Altersvorsorgeunterlagen müssen 30 Jahre aufbewahrt werden (18a BetrAVG).
  • Dokumente zum Steuerrecht (Sozialversicherungsabgaben, Kirchen-, Lohnsteuer) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Wenn die Unterlagen relevant für die betriebliche Gewinnermittlung sind, müssen sie zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
  • Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern müssen fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 165 SGB VII).
  • Gehaltslisten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
  • Lohnlisten müssen sechs Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
  • Unterlagen zur Angestelltenversicherung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden (147 AO, § 257 HGB).
  • Die Lohnkonten der ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden (§ 41 I 9 EStG).

Quelle: Optimal Systems

Auch nach der Einführung einer digitalen Personalakte haben Ihre Mitarbeitenden selbstverständlich das Recht und die Möglichkeit, die eigene Personalakte einsehen zu können. Als Personalverantwortlicher vergeben Sie hierzu ein sog. temporäres Zugriffsrecht auf die angeforderte Personalakte.

Durch die zeitliche Befristung des Zugriffs ist sichergestellt, dass die Einsichtsnahmemöglichkeit automatisch wieder entzogen wird. Dabei besteht für die Mitarbeitenden ein ausschließliches Leserecht auf die abgelegten Dokumente und Informationen.

So unterstützt Sie die VRG HR bei der Digitalen Personalakte

Strategie- und Prozessberatung

Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten offenzulegen - damit Sie die richtigen Lösungsbausteine finden und kombinieren.


Beste Practice bei Implementierung und Konfiguration

Profitieren Sie von unserer IT-Projekterfahrung durch Einführung praxisbewährter und vielfach eingesetzter Lösungs-Templates. Dieses Vorgehen ermöglicht Ihnen einen schnellen und effektiven Start in die Digitalisierung Ihrer Prozesse.

Im Rahmen der Konzeptions- und Einführungsphase können wir selbstverständlich zusätzlich Ihre individuellen Anpassungswünsche ergänzen.


Fragen & Support

Bei Fragen und im Supportfall sind wir stets für Sie da: Unser Helpdesk hilft Ihnen persönlich und direkt. Erfahrene Kundenberater begleiten Sie bei der Einführung und Schulung unserer Lösungen.

Haben Sie Fragen?

Ich helfe Ihnen gern weiter.


Sebastian Vornweg
Vertriebsleiter

Telefon: 0441 3907-114
E-Mail: sebastian.vornwegvrg.de

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