Die Digitale Personalakte

„Suchen Sie mal bitte alle Dokumente zur Personalnummer 0815 raus!“ – „Okay – fertig!“

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Ein Griff nach hinten in den Aktenschrank, schnell die Akte von Herrn Meier gezogen und rasch den Vertrag angepasst – das ist „eigentlich“ ganz normal und gehört in Personalabteilungen für viele zum Arbeitsalltag. Nur hat sich für viele von uns der Alltag in den letzten Monaten eben sehr verändert – zum Beispiel durch den (zeitweisen) Umzug ins Homeoffice. Und dorthin können (oder wollen) viele Unternehmen ihre sensiblen Personalakten dann doch nicht mit umziehen. Die Lösung ist simpel: Wenn man die Personalakten einfach in anderer Form immer und überall dabei hat. Digital. Auf einer Online-Plattform. Praktisch und sicher, zeit- und ortsunabhängig, also von überall her aufrufbar.

Die Digitale Personalakte: Alles auf einen Klick

Ob im Büro oder im Homeoffice: Die Digitale Personalakte sorgt in jedem Fall für eine deutliche Verschlankung von HR-Prozessen durch …

  • die übersichtliche Verwaltung von Vorlagen und Fristen inklusive praktischer Erinnerungsfunktion,
  • eine Barcodeintegration für die automatische Ablage,
  • integrierte Volltextsuche,
  • zuverlässige Reportings inklusive Exportfunktion (etwa in Excel) und
  • die Möglichkeit von individuellen Erweiterungen oder Kombinationen mit anderen Lösungen in Ihrem Unternehmen.

Am Anfang steht der Aufwand …

Zugegeben: Auch für den Online-Zugriff aus dem Homeoffice braucht es Regeln und Datenschutz konforme Standards, damit Ihre sensiblen personenbezogenen Daten auch weiterhin gut gesichert bleiben. Und wenn Sie aktuell noch komplett mit Papierakten arbeiten, kommen Sie um eine arbeitsreiche Phase nicht herum, in der es gilt, Prozesse zu analysieren und zu optimieren, um schließlich alle Akten zu verscannen. Aber auch dafür gibt es heute schon viele bewährte Lösungen und versierte Dienstleister, die zum Beispiel das Scannen sicher und zuverlässig für Sie übernehmen.

… der sich in jedem Fall lohnt!

Wir können Ihnen versichern: Der Aufwand lohnt sich. Denn wenn Sie sich einmal an die Digitale Personalakte gewöhnt haben, werden Sie und Ihre Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen sie bestimmt nicht mehr missen wollen. „Nebenbei“ werden Sie neue Anwendungsmöglichkeiten entdecken, die den HR-Bereich insgesamt aufwerten: Wenn Reportings zur Entwicklung von Mitarbeiterzahlen, zu Ein- und Austritten oder Personalkosten ganz fix gezogen sind, freut das schließlich auch Ihre Geschäftsleitung.

So wie Sie sich ganz sicher jeden Tag aufs Neue freuen werden, dass Sie sich keine Gedanken mehr machen müssen, wo welcher Antrag liegt. Umgekehrt werden Sie sich sehr schnell daran gewöhnen, Akten nicht mehr zu suchen, sondern einfach zu finden. Daran, dass sich für Ihre Aufgaben notwendige Unterlagen immer am gleichen Ort befinden wie Sie. Und dass Sie so jederzeit effizient arbeiten können, ob im Firmenbüro oder aus den eigenen vier Wänden heraus. Und Sie werden sich kaum noch vorstellen können, wie das war: Damals, als Sie noch hinter sich in den Aktenschrank gegriffen haben …