Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR


HR im Homeoffice: Mehr als geschickt!

Briefe an alle im Homeoffice senden? Das ist für viele Unternehmen eine Kapazitäts- und Kostenfrage. Was aber, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung bisher auf Papier erstellt und direkt in den Büros verteilt haben? Hier gibt es eine ganz einfache Lösung: Die Gehaltsabrechnung online bereitstellen. Die Idee ist nicht neu – aber in erstaunlich vielen Unternehmen noch nicht umgesetzt. Dabei spart es Kosten und Zeit, und bietet allen Beteiligten ein großes Plus an Service.

Wie kommt der Lohnzettel ins Homeoffice?

Seit Corona ist Homeoffice nicht nur eine Option, sondern für viele Unternehmen Realität. Die funktioniert aber nur dann reibungslos, wenn die Voraussetzungen stimmen – und dazu gehören für Personalprozesse etwa die dezentralen Zugriffsmöglichkeiten auf Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten, eine möglichst direkte Kommunikation und als Mitarbeiter gern auch die digitale, sichere Ansicht der eigenen Gehaltsabrechnung.

Personalabteilungen stehen also gleich vor mehreren Herausforderungen – für die es in den meisten Fällen zum Glück heute schon Lösungen gibt. Zugegeben: Wer bisher statt mit Digitaler Personalakte noch mit Hängeregistraturen arbeitet, kann nicht „mal eben so“ digitalisieren. Einfacher ist es, wenn am Ende von Prozessen ohnehin schon digitale Dokumente stehen – wie etwa bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Auf diese Dokumente einfach online zugreifen zu können, ist nicht nur praktisch, sondern erweist sich gerade heute als echter Vorteil. Sei es, weil eine „normale“ Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in den Büros gar nicht möglich ist, oder als Service, wenn „mal eben“ Duplikate, etwa für die Steuer benötigt werden.

Eine Plattform – mehr Service

Diese Bereitstellung kann zum Beispiel über eine Online-Plattform erfolgen, wie das MyServicePortal von VRG HR. Dahinter steckt eine Service-Plattform, die Sie als Personalabteilung direkt mit allen Mitarbeitern verbindet, mit vielen Vorteilen:

  • Über das Modul MyServiceportal.gehalt stellen Sie Mitarbeitern die Gehaltsnachweise digital zur Verfügung. Sie lassen sich jederzeit und mobil über eine verschlüsselte Sicherheitsabfrage abrufen, und zwar einfach im Browser am Rechner oder über die App auf dem Smartphone, ganz ohne die Installation zusätzlicher Software.
     
  • Als Personalabteilung können Sie mit dem Modul.dokumente gleichzeitig alle Abrechnungsdokumente digital archivieren und verwalten. Und das ist ganz schön praktisch: Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente ins Portal transportieren lassen – und schon findet sich übersichtlich alles an einem Ort. Und: Über die Module .dokumente und .daten lassen sich alle Dokumente bidirektional übergeben.

    MyServicePortal ist übrigens kombinierbar mit jeder Abrechnungssoftware und eine Produkteinführung deshalb schnell und unkompliziert machbar.
     
  • Klar, dass auch der Datenschutz gewährleistet ist: dank präziser Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie SSL/TSL-Verschlüsselung. Und wo Ihre Daten sind, wissen wir ganz genau – im besonders geschützten Rechenzentrum der VRG HR, also in Deutschland und natürlich revisionssicher archiviert.

Sie sehen: Gehaltsabrechnungen online bereitstellen, bedeutet viel mehr als eine „Notlösung“ fürs Homeoffice – es ist die konsequente Umsetzung eines digitalen Prozesses mit Vorteilen für alle Beteiligten. Und das ist nicht nur in vielerlei Hinsicht vorteilhafter als Briefe zu verschicken, sondern hilft Ihnen als Personaler auch, sich gut für die Zukunft aufzustellen, ob im Homeoffice oder im Firmenbüro.