Neue Vorgaben für Bewirtungsbelege

Ob nach dem Meeting, während der Konferenz oder einfach, um die berufliche Beziehung zu pflegen: Geschäftsessen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Kein Wunder, denn der persönliche Austausch ist quasi unbezahlbar – umso mehr in der heutigen Zeit, nachdem wir alle so lange darauf verzichten mussten. Und seien wir ehrlich: Wer hat nicht auch gerade bei einem entspannten Restaurantbesuch mit Geschäftspartner:innen so manch smarte Projektidee gemeinsam entwickelt oder einen wertvollen Deal abgeschlossen?

Darum ist ein korrekter Bewirtungsbeleg so wichtig

Wenn Sie das Geschäftsessen absetzen möchten, gibt es allerdings einiges zu beachten – und manches davon ist seit 2023 anders als gewohnt. Deshalb servieren wir Ihnen heute alles Wichtige an Vorgaben rund um das Thema Bewirtungsbelege und welche Neuerungen Sie seit dem 1. Januar 2023 beachten müssen, wenn Sie Geschäftspartner:innen zum Essen einladen. Denn das lohnt sich nach wie vor auch steuerlich: 70 Prozent der Bewirtungskosten inklusive Umsatzsteuer können Sie von der Steuer als Betriebsausgaben absetzen – sofern Ihr Bewirtungsbeleg korrekt ausgefüllt ist und es sich wirklich um ein geschäftlich veranlasstes Essen handelt. Und hier heißt es aufpassen! Denn schon der kleinste Fehler auf dem Bewirtungsbeleg sorgt dafür, dass der Fiskus ihn ablehnt.

Geschäftsessen – ja oder nein?

Das Wichtigste zuerst: Wann gilt eine Einladung überhaupt als Geschäftsessen? Ein gemeinsamer Kaffee ist eine sogenannte Aufmerksamkeit und kann ohne Bewirtungsbeleg zu 100 Prozent steuerlich geltend gemacht werden. Wenn Sie Ihre Geschäftspartner:innen aus beruflichem Grund in einem Restaurant zum Mittag oder Abendessen einladen, ist genau das ein klassisches „Geschäftsessen“, und Sie müssen die Bewirtungskosten für Speisen und Getränke sowie zwangsläufig entstehende Kosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühr per Bewirtungsbeleg dokumentieren. Anlässe für ein Geschäftsessen können sein …

• Beratungsgespräch, Vertragsverhandlung oder -abschluss
• Planung oder Abschluss gemeinsamer Projekte
• Pflege oder Aufbau einer Geschäftsbeziehung
• Austausch mit Medienvertreter:innen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Wichtig: Es muss mindestens eine unternehmensfremde Person eingeladen sein – also ein:e Kund:in, Auftraggeber:in, Lieferant:in, Interessent:in oder Dienstleister:in. Sind nur Mitarbeitende des eigenen Unternehmens anwesend, gilt dies nicht als Geschäftsessen, sondern als Mitarbeiterbewirtung. Unter bestimmten Voraussetzungen können dann sogar 100 Prozent der Bewirtungskosten steuerlich abgesetzt werden.

Diese Angaben sind auf dem Bewirtungsbeleg Pflicht

„Die Rechnung bitte!“: Wenn Sie nach einem Geschäftsessen um einen Bewirtungsbeleg bitten, bekommen Sie im Restaurant in der Regel eine besondere, maschinell erstellte Rechnung: Auf der Vorderseite sind die Kosten für die verzehrten Lebensmittel, also Speisen und Getränke, aufgeführt, auf der Rückseite findet sich eine Vorlage für den Bewirtungsbeleg. Hier tragen Sie alle relevanten Daten ein – am besten noch vor Ort, damit Sie nichts vergessen und einer zeitnahen Abrechnung nichts im Wege steht. Das ist besonders dann wichtig, wenn Ihr Geschäftsessen im Rahmen einer Dienstreise stattfindet und die Reisekostenabrechnung schnell erfolgen soll.

Das Bundesfinanzministerium hat genau definiert, welche Angaben ein Bewirtungsbeleg aufweisen muss, damit das Finanzamt die Ausgaben anerkennt. Dabei gibt es Unterschiede je nach Höhe der Rechnungssumme. Bei einer „Kleinbetragsrechnung“ über maximal 250 Euro müssen folgende Angaben aus dem Bewirtungsbeleg hervorgehen:

• Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs
• Ausstellungsdatum und Tag der Bewirtung
• Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer und anzuwendender Steuersatz
• Bezeichnung der verzehrten Artikel sowie Einzel- und Gesamtpreise und Trinkgeld
• Namen aller bewirteten Personen inkl. Unternehmensangabe
• Konkret beschriebener Anlass der Bewirtung, zum Beispiel „Abschlussgespräch zum Projekt XYZ“ – nur „Geschäftsessen“ zu schreiben reicht nicht aus!
• Unterschrift des Bewirtenden als Vertreter:in des steuerpflichtigen Unternehmens

Bewirtungsbelege mit einem Wert von mehr als 250 Euro müssen zusätzlich folgende Informationen ausweisen:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie gesonderter Ausweis von Mehrwertsteuersatz und -betrag
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs
• Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens

Neue Anforderungen 2023: der elektronisch erstellte Bewirtungsbeleg

Seit 1. Januar 2023 wird’s auch hier digital, denn es gilt die Pflicht zum elektronisch erstellten Bewirtungsbeleg. Handschriftliche Rechnungsbelege lehnt das Finanzamt ab. Des Weiteren muss der Beleg zusätzliche Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) enthalten. Die meisten Bewirtungsbetriebe nutzen ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und müssen dann Transaktions- und Seriennummer sowie Zeitpunkt von Transaktionsbeginn und -ende ausweisen. Diese Informationen können über einen QR-Code auf dem Bewirtungsbeleg bereitgestellt werden.

Doch was tun, wenn die TSE des Kassensystems ausfällt? Wenn dies eindeutig erkennbar ist – etwa, weil die Transaktionsnummer fehlt – erkennt das Finanzamt den Bewirtungsbeleg dennoch an.

Geschäftsessen im Ausland – das müssen Sie beachten

Die Anforderungen an Bewirtungsbelege gelten übrigens auch im Ausland – mit einer Ausnahme: Findet das Geschäftsessen in einem Land statt, in dem es keine Verpflichtung zur Herausgabe eines elektronisch erstellten Beleges gibt, erkennt das Finanzamt ausnahmsweise eine handschriftliche, vor Ort geschriebene Rechnung an.

Checkliste: Hierauf achtet das Finanzamt besonders

Bei Bewirtungskosten sind Steuerprüfende besonders streng: Fehlt nur eine einzige Pflichtangabe auf dem Bewirtungsbeleg, wird er abgelehnt – oftmals endgültig. Ein wichtiger Punkt ist übrigens auch die Verhältnismäßigkeit des Geschäftsessens. Der Gesetzgeber hat zwar nirgends eine genau Höhe definiert. In der Praxis wird aber der „unangemessene Betrag“ nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Die Angemessenheit ist dabei abhängig vom Projektumfang und der Firmengröße: Wenn Sie jede Woche ein Sternemenü abrechnen, sollten Sie dafür wirklich gute Gründe haben. Insgesamt empfiehlt es sich also, bei Bewirtungsbelegen ganz genau hinzusehen und alle Informationen auch selbst zu prüfen:

• Wurde der Bewirtungsbeleg elektronisch erstellt?
• Sind alle Pflichtangaben aufgeführt?
• Ist der Bewirtungsgrund konkret und aussagekräftig formuliert?
• Halten sich die Kosten in einem angemessenen Rahmen?
• Werden die Bewirtungsaufwendungen in der Fibu gesondert ausgewiesen?

Fünfmal „Ja“? Wunderbar! Sie wissen, worauf es bei einem Bewirtungsbeleg ankommt. So können Sie sich ganz entspannt auf Ihr Gegenüber konzentrieren, wenn Sie das nächste Mal Geschäftspartner:innen zum Essen einladen – guten Appetit!