Die VRG HR und ihre Servicelevel

Marc, die VRG HR bietet Lohnabrechnung in diversen Serviceleveln an:
Kannst Du uns kurz erklären, wo überhaupt die Unterschiede liegen?

Gern! Unsere Servicelevel reichen vom Application Management über ASP und Teilservice bis zum BPO, also Fullservice. Das sind viele Fachbegriffe und Abkürzungen, die alle für verschiedene Stufen stehen und dafür, wie viel der Kunde bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst übernimmt – oder was wir ihm eben abnehmen.

In der ersten Stufe, dem Application Management, wird nur unsere Software beim Kunden installiert, und der Kunde erledigt alle weiteren Prozesse selbst – abgesehen von der Pflege und Wartung, die übernehmen dann wieder wir.

In der nächsten Stufe, dem Application Service Providing, kurz: ASP, stellen wir dem Kunden eine individuelle Anwendung bereit, auf die er vollständigen Zugriff hat und mit der er auch selbst abrechnet. Auch hier übernehmen wir aber Wartung und Pflege und natürlich den Support: Unsere Software- und Payroll-Experten sind immer für unsere Kunden erreichbar.

Beim Teilservice kommen weitere Leistungen hinzu: Dann übernehmen wir auch Aufgaben aus dem Abrechnungsprozess selbst für den Kunden, etwa die Pflege der Stammdaten.

Und beim BPO, dem Business Process Outsourcing, oder kurz Fullservice, wird der komplette Abrechnungsprozess an uns ausgelagert – bis zur Abwicklung der behördlichen Meldeverfahren. Unsere Kunden können sich dann entspannt zurücklehnen, weil wir wirklich den Großteil der Aufgaben im Rahmen der Durchführung der Gehaltsabrechnung für sie erledigen, pünktlich und zuverlässig.

Das klingt spannend! Und in allen Serviceleveln gibt es Wartung, Pflege und Support durch die VRG HR?

Ja, das ist wesentlicher Bestandteil unserer Dienstleistung und wird in allen Serviceleveln gewährleistet. Wir möchten unsere Kunden so weit wie möglich entlasten und unterstützen. Mit höherem Level steigt auch die fachliche Entlastung.

Welcher Servicelevel wird von Euren Kunden denn am meisten genutzt?

Tatsächlich ist der BPO-Bereich, also der Fullservice hier führend, und die Tendenz geht auch immer mehr dorthin. Das hängt unmittelbar mit der steigenden Komplexität des Themas Abrechnung und damit verbundener Tätigkeiten zusammen, wie sie uns z.B. im Bereich der Meldewesen begegnen. Will man das selbst übernehmen, erfordert es Kompetenzaufbau in der Fachlichkeit und in den angewandten Systemen. Denn hier ändert sich ständig etwas, und man muss immer auf dem Laufenden bleiben, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten.

Gehaltsabrechnung ist schon lange kein Thema mehr, das sich so „nebenbei“ in der Personalabteilung erledigen lässt! Dafür muss man heute einfach zu viele Zusammenhänge betrachten, die sowohl fachliches als auch technisches Know-how voraussetzen. Und das bindet wertvolle Ressourcen im Unternehmen, in die auch regelmäßig investiert werden muss, Stichwort Weiterbildung. Das ist am Ende eine Kostenfrage, bei der sich spätestens bei der näheren Betrachtung der Themen Vertretungssituation und Ausfallsicherheit – was, wenn jemand krank wird? – viele dann doch eher für den BPO-Service entscheiden.

Wie sicher ist es, den Abrechnungsprozess – ganz oder teilweise – an Euch auszulagern?

Sehr sicher! Wir sind in Sachen Datenschutz und Datensicherheit immer auf dem neuesten Stand, und die Daten unserer Kunden werden sicher in unserem eigenen Rechenzentrum der VRG Unternehmensgruppe in Deutschland vorgehalten. Hinzu kommt, dass wir neben der Wartung der Software auch die gesetzliche Aktualität permanent sicherstellen. Und wir haben ein ganzes Team von Payroll-Profis, die sich um die pünktliche Abrechnung bei unseren Kunden kümmern.

Können sich Eure Kunden eine Abrechnungssoftware aussuchen? Also habt Ihr da verschiedene Lösungen?

Ja, das geht in der Tat. Wir sind SAP Silver Partner und bieten sowohl die Software SAP® HCM als auch SAP® SuccessFactors an, also Payroll aus der Cloud. Zusätzlich haben wir eine eigene Abrechnungssoftware entwickelt, das ist das Produkt PROVIA HR. Wir können mit dem Kunden also immer individuell entscheiden, welche Softwarelinie am besten passt. Und weil wir auch noch einige branchenspezifische Templates anbieten, etwa für die Baubranche, wo es viele Besonderheiten gibt, können wir häufig eine schnelle Implementierung gewährleisten. Außerdem stellen wir eine problemlose Schnittstellenanbindungen an marktübliche Software wie etwa Gfos oder ATOSS sicher.

Das klingt nach vielen Vorteilen für Eure Kunden! Aber Ihr macht das ja auch schon länger, oder?

Ja, in der VRG Unternehmensgruppe bringen wir über 50 Jahre Erfahrung mit! Mit unseren sechs VRG HR-Standorten bundesweit und mehr als 160 Mitarbeitenden sind wir auch nah an unseren Kunden. Das liegt uns sehr am Herzen, das macht uns aus – Vertrauen und Nähe zu unseren Kunden. Payroll ist einfach „unser Ding“, ganz gleich, um welchen Servicelevel es geht.

Marc, vielen Dank für das Interview.