Verdienstnachweise effizient bereitstellen
Mehrwert für Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Die digitale Gehaltsabrechnung
Glaubt man den Medien, ist Digitalisierung das Thema in Unternehmen. Doch wenn es um die Gehaltsabrechnung geht, zeigen sich viele erstaunlich „analog“: Gehaltsabrechnungen werden jeden Monat aufs Neue gedruckt und kuvertiert, per Post versendet oder direkt im Unternehmen verteilt – ein enormer Aufwand an Verwaltung und Kosten!
Die Lösung heißt: Digitale Gehaltsabrechnung.
Unternehmen, die sich für die elektronische Gehaltsabrechnung entscheiden, legen das digitale Formular in einem digitalen Archiv ab, das ein „Postfach“ für jeden Mitarbeiter enthält. Der Vorteil: Alle Dokumente sind dort übersichtlich gespeichert, zu jeder Zeit abrufbar und können nach Belieben angesehen, ausgedruckt oder weitergeleitet werden.
Das spart Kosten!
Die Kalkulation zeigt es: Unternehmen, die auf digitale Verdienstnachweise umstellen, können bis zu 60% an Kosten einsparen!
Rechenbeispiel:
„Nebenbei“ vereinfacht die Digitalisierung hier den gesamten Prozess. Und: Meistens lässt sich diese Lösung relativ einfach in bestehende Systeme integrieren, da sie vom eigentlich Lohnsystem unabhängig sind – weiterer Aufwand für die IT oder für Schulungen ist damit ebenfalls nicht notwendig.
Viele Vorteile für Arbeitnehmer
So wichtig die Gehaltsabrechnung auch ist, das Formular selbst fristet oft ein tristes Dasein in Schubladen oder Ordnern – so lange, bis es zum Beispiel für die Steuererklärung benötigt wird. Und sollte die Ablage nicht optimal sortiert sein, ist Suchen angesagt.
Doch das muss nicht sein! Denn ein elektronischer Verdienstnachweis liegt sicher und wohlgeordnet in seinem digitalen Archiv. Darauf hat natürlich auch nur der jeweilige Mitarbeiter Zugriff. Er weiß also immer, wo seine Dokumente sind, kann sie nach Belieben anschauen oder ausdrucken und weiterleiten. So sind die Gehaltsabrechnungen auch gegen Beschädigungen von außen besser geschützt als z.B. in einem Ordner.
Sicher ist sicher: Verschlüsselung und Datenschutz
Wenn Mitarbeiter Bedenken gegenüber dieser digitalen Lösung äußern, fällt oft der Begriff „Datenschutz“. Schließlich enthält gerade die Lohnabrechnung viele sehr persönliche Informationen und sensible Daten.
Ein digitales Archiv muss deshalb sowohl allgemeinen Datenschutz-Anforderungen genügen, aber auch rechtskonform sein, also Vorgaben erfüllen, die etwa das Bundesdatenschutzgesetz oder Arbeitsrecht hier machen.
Die Lösung hierfür heißt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Während des gesamten Prozesses, von der Übertragung bis zur Speicherung bleiben die Daten damit geschützt und vor dem Zugriff Dritter gesichert. Jeder Mitarbeiter muss eine Zugriffskontrolle, in der Regel eine Anmeldung mit Passwort durchlaufen. Auch spezielle sicherheitsrelevante Prozesse im Hintergrund sorgen dafür, dass alles sicher bleibt.
Ist der Datenschutz gewährleistet und eine sichere Lösung gefunden, bedeutet die Umstellung auf eine digitale Lohnabrechnung also sowohl eine Kostenersparnis, als auch mehr Komfort für den einzelnen Mitarbeiter. Und: Dank des geringeren Papierverbrauchs tragen Unternehmen ganz nebenbei sogar noch etwas zum Umweltschutz bei.
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