Die Module im Überblick

Digitale Personalakte

Schlankere HR-Prozesse und Effizienzsteigerung bei täglichen Routinearbeiten

Per Mausklick unabhängig von Zeit und Ort auf Zeugnisse, Zertifikate, Zielvereinbarungen und weitere Dokumente zugreifen. Die digitale Personalakte verfügt über einen fest definierten Funktions- und Leistungsumfang, ist in der Praxis bestens erprobt und unterstützt schon heute viele Personalabteilungen jeden Tag aufs Neue bei unterschiedlichsten Prozessen.

Und wenn Standard auf spezifische Anforderungen trifft? Kein Problem: Die Digitale Personalakte kann für Sie jederzeit individuell erweitert und flexibel mit anderen Lösungen kombiniert werden.

  • Zentrale Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur
  • Vorlagen- und Fristenverwaltung
  • Flexibles Reporting
  • Integrierte Volltextsuche
  • Barcodeintegration für automatische Ablage
  • Pflichtdokumenten-Monitoring (z.B. Arbeitsvertrag)
  • Abonnements, Wiedervorlagen und Favoriten
  • Auswertungen und Recherchen (Trefferlisten) und/oder Export (z.B. Excel)
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf eine zentrale Datenablage mit dedizierten Zugriffsrechten
  • Zeit- und Kostenersparnis
  • Entlastung von administrativen Aufgaben
  • Effizientere Arbeitsverteilung - optimierte Abläufe

Möchten Sie mehr über die Digitale Personalakte erfahren?

Bewerbermanagement

Komfortables Verarbeiten und Weiterleiten eingegangener Bewerbungen an alle relevanten Personen im Unternehmen.

Demografischer Wandel, Fachkräftemangel – qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu gewinnen stellt eine aktuelle Herausforderung der Personalabteilung dar. Der Weg bis zur Besetzung einer Stelle ist lang und zeitintensiv: Die für eine Stelle benötigten Hard- und Softskills müssen definiert, die eingehenden Bewerbungen abgelegt und ausgewertet und die Vorauswahl mit dem Fachbereich abgestimmt werden.

Gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter – mit unserer Workflow-und Managementlösung für das Bewerbermanagement. So sparen Sie wertvolle Zeit im Tagesgeschäft und schaffen Transparenz über alle Phasen des Bewerbermanagements.

  • Qualifikationskatalog: Individuelle, strukturierte Definition benötigter Hard- und Softskills
  • Stellenmanager: Einfache Erstellung von Soll-Profilen auf Basis des Qualifikationskatalogs 
  • Bewerbermanager: Strukturiertes Ablegen der Kandidatenprofile (Ist-Profile) 
  • Matching: Automatisierter Abgleich von Soll- und Ist-Profilen der Bewerber
  • Workflowunterstützung für den gesamten Prozess mit Vorlagenverwaltung und Serienbrieffunktion 
  • Echte Workflowfunktionalität: Bewertungsprozess mit Fristüberwachung, Vertreterregelung sowie Adhoc-Workflows (z. B. bei Rückfragen)
  • Bewerber-Cockpit: Auswertung aller Daten und Exportmöglichkeiten (z. B. PDF oder Excel) 
  • Integration diverser Eingangskanäle von Bewerbungen (z. B. Mail, Post oder Stellenportale)
  • Effizientere Arbeitsverteilung und optimierte Abläufe durch Standardisierung von Prozessen und Vorgängen
  • Entlastung von administrativen Aufgaben
  • Transparenz im Ablauf
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit und treffsichere Entscheidungen

On-/Offboarding

Personalzugänge und -abgänge systematisch managen.

Mit unserem Boarding-Modul gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter: Von der Anschaffung von Hardware für einen neuen Kollegen über die Übergabe von Schlüsseln und die Bereitstellung eines Patens für die Einarbeitung bis zur Einladung zum internen Willkommens-Event steuern Sie alles zentral. So bringen sich Ihre neuen Mitarbeiter noch schneller in Ihr Unternehmen ein.

Und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters stoßen Sie alle notwendigen Prozesse im selben System an.

  • Auslösen des Onboarding- und Offboardingprozesses (manuell durch die Fachabteilung oder beim Onboarding automatisiert nach Vertragsunterzeichnung)
  • Standardisierte Workflows mit Fristüberwachung und Vertreterregelung
  • Individuelle Steuerung der Prozessteilnehmer (Einkauf, Verwaltung, IT, HR, etc.)
  • Vorkonfigurierte Ablage von Dokumenten
  • Umfangreiches Reporting
  • Erweiterbar um internen Stellenwechselprozess
  • Integration von MS Office und Outlook
  • Prozessoptimierung durch Fristenverfolgung, Terminüberwachung, Wiedervorlagen, Abonnements, zuletzt bearbeitet-Funktion und Favoriten
  • Funktionsabhängige Vertreterregelungen
  • Dezentrale Verfügbarkeit
  • Recherche über Datenbestand und Dokumente
  • Zentrale Vorlagenverwaltung und -pflege
  • Flexibles Reporting
  • Integrierte Patenfunktion (Aufgabensteuerung)
  • Keine Medienbrüche durch integrierte Mitarbeiterkommunikation
  • Ständiger Überblick über laufende Onboarding- und Offboardingprozesse
  • Effizientere Arbeitsverteilung und optimierte Abläufe
  • Entlastung von administrativen Aufgaben
  • Intuitiv bedienbare, individuell anpassbare Oberfläche
  • Standalone-fähig
  • Erweiterbar um weitere Smart Business Suites
  • ohne zusätzliche Lizenzkosten

Self Services mit ESS-/MSS-Portal

Zentrale, webbasierte Plattform zur Unterstützung Ihrer personalwirtschaften Arbeitsabläufe.

Urlaubsantrag, Reisekostenfreigabe, Stammdatenänderung: Tagtäglich kosten Freigabeprozesse wertvolle Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Das muss nicht sein! Mit dem ESS/MSS-Portal schaffen Sie wertvolle Freiräume in der Personalabteilung und sorgen für schlanke, einheitliche HR-Prozesse. 

Das ESS/MSS-Portal hilft Ihren Mitarbeitern bei der Beantragung von Urlaub, bei der Anzeige der Gehaltsabrechnung oder der Aktualisierung der eigenen Stammdaten. Als Führungskraft unterstützt Sie das Portal auf operativer Ebene bei der Genehmigung von Reisekosten oder dem Anfordern eines Reports. Die im Portal erfassten Daten stehen der Personalabteilung automatisch in Ihrer Personalmanagement-Software zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Das Portal setzt auf alle namhaften sowie hauseigenen HR-/Abrechnungssystemen auf; die Verwaltung der Stammdaten, die Bereitstellung der Entgeltabrechnungen oder die Berechnung der Urlaubstage erfolgt jedoch im/über das entsprechende führende Abrechnungssystem.

  • Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement 
  • Reisekostenmanagement
  • Mitarbeiterbeurteilung
  • Bereitstellung von Informationen (z. B. Gehaltsabrechnung und Jahreslohnkonto) 
  • Aktualisierung von Stammdaten
  • Responsive Darstellung auch für mobile Endgeräte

Für die Personalabteilung

  • Entlastung von administrativen Aufgaben
  • Automatisierte Ablage
  • Direkte Auswertbarkeit der erfassten Daten
  • Beschleunigung  der internen Kommunikation
  • Erhöhung der Datenqualität

 
Für Mitarbeiter

  • Schnelle und papierlose Bearbeitung von Anträgen
  • Komfortable, ortsungebundene Nutzung via VPN 
  • Einfaches Eigenverantwortliches Pflegen persönlicher Daten 
  • Jederzeitiger Zugriff auf persönliche Informationen (Gehaltsabrechnung, Urlaubstage, Reisekosten)

 
Für Führungskräfte

  • Schnelle und papierlose Bearbeitung von Anträgen 
  • Komfortable, ortsungebundene Nutzung via VPN 
  • Senkung des Koordinationsaufwands 
  • Transparenz über alle Anträge und Vorgänge 
  • Individuelles Reporting

Fortbildungs- und Schulungsmanagement

Mitarbeiter optimal schulen und einsetzen.

Haben Sie bereits den Grundstock für die konsequente und bedarfsgerechte Entwicklung Ihrer Mitarbeiter gelegt? Mit unserer Software für das Talentmanagement bieten wir Ihnen die passende Unterstützung über alle Phasen der Personalentwicklung – vom einfachen Abrufen vorhandener Qualifikationen über das Planen und Managen von Schulungen sowie Dokumentation bis zum Monitoring der einzureichenden Pflichtdokumente (z. B. Seminarbeurteilung).

  • Qualifikationskatalog mit mehrstufiger Skala zur Definition von Anforderungs- und IST-Profilen
  • Funktionsmanager zur Verwaltung der Rollen, Stellen, Funktionen und Anforderungsprofile
  • Schulungsmanager zum einfachen Planen und Koordinieren der genehmigten Individualmaßnahmen und Pflichtschulungen
  • Schulungs-Cockpit zur Erfassung und Steuerung individueller Schulungsmaßnahmen
  • Reporting-Tool zur Ermittlung des aktuellen Schulungsbedarfs und zur Statusüberwachung
  • Schnelle und übersichtliche Darstellung des Schulungsstatus (mitarbeiter- und schulungsbezogen)
  • Effizientere Arbeitsverteilung und optimierte Abläufe
  • Entlastung von administrativen Aufgaben
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf eine zentrale Datenablage mit dedizierten Zugriffsrechten
  • Transparente Basis für richtige Entscheidungen

Haben Sie Fragen?

Ich helfe Ihnen gern weiter.


Sebastian Vornweg
Vertriebsleiter

Telefon: 0441 3907-114
E-Mail: sebastian.vornwegvrg.de

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