Autorin

Barbara Buj
Produktmanagement VRG HR


Die monatliche Gehaltsabrechnung ist als Aufgabe vielleicht nicht unbedingt beliebt, aber überaus wichtig. Dass eine digitale Bereitstellung des Lohnzettels Sie hier erstaunlich unterstützen kann, konnten Sie schon in einem anderen Blogbeitrag erfahren. Heute gehen wir einen Schritt weiter und konzentrieren uns auf eine noch effizientere Entlastung Ihrer Personalabteilung: Das sogenannte BPO (Business Process Outsourcing) – denn so haben Sie das Thema Gehaltsabrechnung gänzlich vom Tisch.

Outsourcing: Nicht nur in Krisenzeiten clever!

Das Gute daran: Nicht nur in den aktuellen Krisenzeiten kommen Outsourcing-Vorteile besonders zum Tragen. Wer bereits jetzt „gut digitalisiert“ ist, profitiert davon, einen Großteil seiner Aufgaben viel einfacher ins Homeoffice „auslagern“ zu können. Wie wäre es aber mit der echten Auslagerung ganzer Prozesse? Denn wenn Sie einen zuverlässigen Partner an Ihrer Seite haben, der definierte Aufgaben komplett übernimmt, brauchen Sie diese nicht einmal ins Homeoffice mitzunehmen – und können sich ganz auf Hauptaufgaben und Kernkompetenzen konzentrieren.

Welcher Partner passt zu mir?

Aber wie finden Sie den für Sie besten und geeigneten Outsourcing-Partner? Wir haben sieben Punkte zusammengestellt, die Sie für Ihr Unternehmen bei der Auswahl beachten sollten:

1. Vergleichen Sie Preise! 

Nein, damit meinen wir nicht unbedingt, den absolut günstigsten Dienstleister am Markt zu finden. Zwar ist nicht alles, was teuer ist, automatisch auch gut. Aber eine gute Leistung hat eben auch ihren Preis.

2. Es „menschelt“.

Lernen Sie Ihren zukünftigen Partner so gut es geht kennen, setzen Sie auf eine offene Kommunikation und bauen Sie Vertrauen auf. Beziehen Sie auch wichtige Akteure in Ihre Entscheidung mit ein – und hören Sie durchaus auch auf Ihr Bauchgefühl.

3. Den Überblick in der „Servicewüste“ behalten

Definieren Sie Ihre Erwartungen an den gewünschten Service und vergleichen Sie diese mit dem Angebot Ihres potenziellen Partners – formulieren Sie gegebenenfalls gemeinsam passende Service Level Agreements. Das schafft Transparenz und Verbindlichkeiten.

4. Die Qualität muss stimmen!

Kann der HR-Outsourcing-Dienstleister Ihre Wunschanforderungen erfüllen? Ist dies belegt? Etwa durch entsprechende Zertifizierungen? Das sollten Sie nicht nur bei der Auswahl, sondern während des ganzen Outsourcings im Auge behalten.

5. HR-Outsourcing ist Outsourcing von Risiken

Schaffen Sie mit Ihrem Partner ein gemeinsames Verständnis von Qualität und Risiko und treffen Sie feste Vereinbarungen zu Qualität und Leistung. Das größere Risiko sollte immer derjenige Partner tragen, der es am besten  schultern kann.

6. Welches Produkt ist denn nun das Beste für uns?

Eine genaue Prozess- und Aufgabenbeschreibung hilft bei der Auswahl, der Festlegung einer Shortlist und bei der Preiskalkulation vor Vertragsunterzeichnung.

… und wo liegen dann unsere Daten?

Auch hier gilt: Legen Sie die für Sie relevanten Kriterien fest. Sind Ihnen etwa bestimmte Zertifikate oder ein Rechenzentrum in Deutschland wichtig? Achten Sie darauf, dass Ihren Sicherheitsbedürfnissen in klar formulierten Verträgen Rechnung getragen wird.

Sie sehen: Mit ein wenig Vorbereitung ist es gar nicht so schwer, die Gehaltsabrechnung einfach abzugeben – und damit zugleich eine große Verantwortung! So steht einer guten Zusammenarbeit und erfolgreichen Partnerschaft nichts mehr im Wege, und Ihnen bleibt mehr Zeit für strategische Themen – im Homeoffice genauso wie im „normalen“ Büroalltag.


Sie möchten sich von administrativem Ballast befreien?

Dann übertragen Sie VRG HR die Verantwortung für die Personalabrechnung.

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Sebastian Vornweg
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