Hoher Krankenstand?

Von wegen Grippesaison im Winter: Auch im Sommer liegen die Krankmeldungen in Deutschland auf einem Rekordniveau – Besserung nicht in Sicht. Das lässt viele Arbeitgeber verzweifeln, denn die Kosten sind immens, der Spielraum der Unternehmen ist begrenzt. Doch es gibt ihn! Und hier sollten Sie alle Möglichkeiten nutzen, die Sie haben, um gezielt gegenzusteuern. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was helfen kann – mit praktischer 10-Punkte-Übersicht.

Die Fakten: Krankenstand-Rekord in Deutschland

Diese Zahlen lassen Arbeitgeber verzweifeln: Im Jahr 2023 erreichte der Krankenstand in Deutschland zum zweiten Mal in Folge ein Rekordniveau. Das geht aus einer Statistik der Krankenkasse DAK hervor, für die die Daten von 2,4 Millionen Versicherten ausgewertet wurden. Im Schnitt fehlten Beschäftigte im untersuchten Jahr an 20 Tagen. An jedem Arbeitstag in 2023 waren 55 von 1000 Arbeitnehmenden krankgeschrieben – das macht einen Anstieg von 13 Prozent im Vergleich zu 2022 aus. Und es ist der höchste Wert, den die DAK seit Beginn der Untersuchungen im Jahr 2013 gemessen hat. 

Für Unternehmen stellt das einen massiven Schaden auf verschiedenen Ebenen dar: 

• Krankmeldungen sind teuer. Laut Institut der deutschen Wirtschaft lagen die Kosten auf Arbeitgeberseite für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall im Jahr 2021 bei rund 70 Milliarden Euro (und damals waren die Krankenstände noch geringer als jetzt). 
• Krankmeldungen sorgen für Stress. Wenn andere für die erkrankten Kolleginnen und Kollegen einspringen müssen, erhöht das ihren Druck – und sorgt möglicherweise für Frust, wenn sie alles abfangen müssen. 
• Krankmeldungen verzögern Prozesse. Je nach Geschäftsmodell kann es zu Lieferschwierigkeiten oder Verzögerungen in Projekten kommen, wenn Mitarbeitende immer wieder ausfallen. Das sorgt für unzufriedene Kund:innen. 
• Krankmeldungen erzeugen Druck. Führungskräfte müssen den Stress beim restlichen Team abfangen, sich möglicherweise Kritik gefallen lassen (etwa in Sachen Betriebliches Gesundheitsmanagement, siehe unten) und Lösungen erarbeiten, um dem hohen Krankenstand entgegenzuwirken. 
• Krankmeldungen steigern die Fluktuation. Hat ein Unternehmen ständig mit hohen Krankenständen und den beschriebenen Nebenwirkungen zu kämpfen, kann das die Stimmung so sehr drücken, dass sich Kündigungen häufen. Und eine hohe Fluktuation wünscht sich kein Unternehmen. 

Das Problem ist also real – und es lohnt sich, gegenzusteuern. Doch woran liegt es, dass die Krankmeldungen immer neue Rekorde brechen? Auf einzelne Aspekte wie Mental Health und Führungskultur gehen wir später ein, vorab ein Hinweis auf die sehr arbeitnehmerfreundlichen Regelungen bei Krankmeldungen in Deutschland: Hier gibt es das volle Gehalt bis zu einer Dauer von 42 Tagen Krankmeldung – erst dann geht man ins Krankengeld, das die Krankenkassen zahlen. 

Damit gehört Deutschland mit Blick auf Krankmeldungen zu den Top 5 der arbeitnehmerfreundlichsten Länder im europäischen Vergleich. Das ist natürlich toll für Beschäftigte, die über mehrere Wochen ernsthaft erkranken und sich so weniger Sorgen machen müssen. Kritiker:innen bemängeln aber auch, dass diese Regelung zu besonders langen Krankmeldungen animieren könnte – in anderen Ländern sind Personen gezwungen, früher wieder arbeiten zu gehen, weil kein Geld mehr fließt. Teilweise gibt es bereits ab fünf oder zehn Tagen Krankheit nicht mehr den vollen Lohn.

So oder so: Was können Sie tun? Da gibt es einiges – von solider Analyse (Wie schlimm ist es tatsächlich?) bis Prophylaxe.

Maßnahme 1: Solide Daten – Fehlzeitenanalyse 

Sie sollten nicht nur das diffuse Gefühl haben, dass ständig viele Krankmeldungen reinkommen und sich das zu bestimmten Zeiten irgendwie häuft. Sie sollten die Fakten checken, Statistiken erstellen und auf dieser Basis die nächsten Schritte gehen. „Fehlzeitenanalyse“ lautet hier das Stichwort: Erfassen Sie, welche Art von Krankmeldungen Sie erhalten, wie lange es im Schnitt dauert, bis Mitarbeitende zurück sind, zu welchen Zeitpunkten sich Mitarbeitende am meisten krankmelden und wie oft sich Menschen aus welchen Teams krankmelden. 

Wichtig: Es geht hier nicht dabei, einzelne Menschen an den Pranger zu stellen, sondern Muster zu erkennen und Ursachen zu erforschen. Betrachten Sie die Fehlzeiten im ganzen Unternehmen, in einzelnen Abteilungen oder Filialen und Teams. Sortieren Sie nach Jahreszeiten und Produktionsphasen – auch ein Vergleich der einzelnen Quartale kann Sinn machen. Sie können dabei auch auf KI-basierte Tools setzen, die Krankmeldungen, Arbeitszeiten, Produktivitätsdaten und andere relevante Kennzahlen auswerten. Wenn Sie im weiteren Schritt präventive Maßnahmen einführen, um den Krankenstand zu senken, sollten sie auch diese evaluieren und – falls nötig – anpassen. 

Neben technischen Tools hilft es auch, auf persönliche Gespräche zu setzen: Fehlen Mitarbeitende immer weniger für einige Tage, dann können Sie dies gezielt ansprechen – natürlich auf fürsorgliche und wertschätzende Art und Weise. Gibt es möglicherweise betriebliche Ursachen für die vielen Ausfälle? So können Sie Wertschätzung ausdrücken und den Mitarbeitenden zeigen, dass sie gesehen werden. Auch Rückkehrgespräche nach längerer Abwesenheit sind ein hilfreicher Ansatzpunkt.  

Maßnahme 2: Besser vorsorgen – Betriebliches Gesundheitsmanagement 

So logisch es klingt, so wichtig ist es auch: Unterstützen Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden, damit sie weniger ausfallen. Dazu gehören präventive Gesundheitsprogramme und regelmäßige Gesundheitschecks, Ergonomie-Schulungen, Bewegungsangebote, Zuschuss bei Fitnessstudio-Angeboten usw. 

Das sind die Klassiker im Betrieblichen Gesundheitsmanagement, die Ihnen sicher bekannt sind. Wenn Sie einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie Ihre Belegschaft auch mit Fitness-Trackern und Gesundheitsapps unterstützen, um die Mitarbeitenden so zu animieren, mehr auf ihre Fitness zu achten. Hier kann auch Gamification helfen: Integrieren Sie spielerische Elemente in die Gesundheitsprogramme, wie Schrittzahl-Wettbewerbe zwischen einzelnen Teams. Außerdem können Sie gesunde Ernährung und viel Bewegung in die Arbeitsplatzkultur einbauen: Organisieren Sie gemeinsame gesunde Mittagspausen (vielleicht sogar Kochwettbewerbe) und stellen Sie gesunde Snacks bereit.

Weitere Faktoren, die helfen können: Achten Sie auf ausreichend Licht und frische Luft im Büro – denn beides stärkt die Gesundheit. Und so selbstverständlich es klingt, so oft wird ein einfacher Punkt übersehen: Wenn Sie häufige Krankmeldungen wegen Grippeinfekten erhalten, stellen Sie Desinfektionsmittel an Druckern und anderen gemeinsam genutzten Geräten bereit. Das unterbricht die Ansteckungsketten. 

Maßnahme 3: Stärken Sie die Mental Health 

Auch wenn die meisten Fehltage im Jahr 2023 laut DAK auf Erkältungen zurückgingen, nimmt ein Faktor stetig zu: psychische Belastungen am Arbeitsplatz. Die Fehltage aufgrund von psychischen Erkrankungen stiegen innerhalb eines Jahres um 7,4 Prozent. Damit liegen psychische Diagnosen hinter Erkältungskrankheiten und Krankheiten des Muskel-Skelett-Systems auf Platz drei bei den Ursachen für Krankmeldungen.

Wie wichtig Mental Health ist und wie Sie die psychische Gesundheit in Ihrem Unternehmen stärken können, haben wir ausführlich in diesem Whitepaper beschrieben. Kurz gesagt können Sie Stressbewältigungskurse und Resilienztrainings anbieten. Sie können Workshops zu Achtsamkeit und Meditation organisieren und sogar spezielle Rückzugsräume einrichten, in die sich Mitarbeitende zurückziehen können, wenn sie eine kurze Auszeit brauchen. Das zeigt, wie ernst Sie das Thema nehmen und sorgt idealerweise dafür, dass weniger Beschäftigte stressbedingt ausfallen. 

Dazu gehört natürlich auch ein gutes Workload-Management: Sorgen Sie dafür, dass nicht einzelne Mitarbeitende zu viel Arbeit auf den Tisch bekommen – vor allem, wenn sie die Ausfälle von kranken Kolleginnen und Kollegen abfedern müssen. Denn auch Überlastung macht auf Dauer krank. 

Maßnahme 4: Gesunde Arbeitsumgebung 

Trotz aller unvermeidbaren Erkältungskrankheiten und Grippewellen gilt die Faustregel: Wer sich wohlfühlt, fällt weniger aus. Eine repräsentative Befragung der AOK zeigte sogar, dass Beschäftigte, die ihre Unternehmenskultur als schlecht empfinden, dreimal häufiger über körperliche und psychische Beschwerden klagen – hier haben Sie also einen riesigen Hebel. 

Gestalten Sie den Arbeitsplatz und die Arbeitskultur so, dass alle Mitarbeitenden gern für Sie im Einsatz sind. Während ergonomische Arbeitsplätze zu selbstverständlich sind, um genauer drauf einzugehen, können Sie vor allem an der Gestaltung der Arbeitszeit ansetzen: Mehr Flexibilität sorgt für mehr Freiheit – und damit für ein besseres Gefühl. (Vorsicht aber vor der Falle „ständige Erreichbarkeit“, die am Ende für ein erhöhtes Stresslevel sorgt.) 

Unterstützen Sie Ihre Beschäftigten bestmöglich dabei, Arbeit und Privatleben zu verbinden, gehen Sie auch mal auf individuelle Bedürfnisse ein: Sabbaticals und Bildungsurlaube können erheblich zur Zufriedenheit und mentalen Gesundheit beitragen. Wenn Sie eine Extra-Meile gehen wollen, können Sie sogar auf das Angebot „Unlimited Paid Time Off (PTO)“ setzen: Hierbei gibt es unbegrenzten bezahlten Urlaub, der auf Vertrauen basiert. Vielleicht schlagen Sie bei diesem Gedanken die Hände über dem Kopf zusammen (vor allem, da wir gerade ohnehin über zu hohe Fehlzeiten sprechen). Je nach Unternehmenskultur kann das jedoch ein gutes Modell sein, das hohe Verantwortung in die Hände der Mitarbeitenden legt und ihnen bei der Einschätzung des eigenen Erholungsbedarfs großen Spielraum gibt. Das stärkt das Gefühl der Selbstwirksamkeit und damit wieder die mentale Gesundheit. 

Und: Gute Führung sorgt für ein gutes Betriebsklima und damit für gesündere Mitarbeitende. Dazu legen wir Ihnen unser Whitepaper „New Leadership“ ans Herz, das voller Impulse für Ihre Führungskräfte steckt. 

Maßnahme 5: Fehlzeitenprojekte durchführen 

All diese Tipps und vorgeschlagenen Maßnahmen können vielleicht aus der Ferne helfen. Doch was genau in Ihrem Unternehmen die Ursachen für häufige Fehltage sind, können Sie nur individuell herausfinden. Die erwähnte Fehlzeitenanalyse ist ein guter Start, noch weiter kann das Aufsetzen eines Fehlzeitenprojekts führen. Dazu stellen Sie ein Projektteam zusammen, das sich der Frage widmet, warum der Krankenstand im Unternehmen so hoch ist – und was man dagegen tun kann. Die Projektgruppe sollte aus Führungskräften, HR-Manager:innen, ausgewählten Mitarbeitenden und (falls vorhanden) Betriebsrat und Betriebsarzt bestehen. Es ist empfehlenswert, die Gruppe durch einen externen Moderator zu unterstützen, der einerseits dafür sorgt, die Diskussion auf einer sachlichen Ebene zu halten und andererseits Erfahrungen aus solchen Projekten in anderen Unternehmen einbringt. 

Wichtig dabei: Das Thema Fehlzeiten ist sensibel und es darf nicht der Eindruck entstehen, dass durch eine solche Projektgruppe „Jagd auf Kranke“ gemacht wird. Es sollte von Beginn an kommuniziert werden, dass es sich hierbei um ein konstruktives und wertschätzendes Unterfangen handelt und dass es nicht darum geht, einzelne Leute – die häufig erkranken – vorzuführen oder aus ihrer Stelle zu drängen. Es geht vielmehr darum, das Thema offen anzusprechen und von Ihrer Belegschaft zu erfahren, an welchen Stellschrauben Sie erfolgreich drehen können. 

… und wenn all das nicht hilft? 

Sie haben all diese Punkte umgesetzt und trotzdem gibt es Mitarbeitende, die immer wieder ausfallen? Oder es häuft sich, dass Beschäftigte sich freitags und montags kurzfristig krankmelden und im Anschluss wieder fit sind? Dann können Sie Ihre Regelungen zur Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit auf den Prüfstand stellen. Laut Entgeltfortzahlungsgesetz sind Arbeitnehmer verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit ab dem vierten Tag einer Erkrankung ärztlich feststellen zu lassen – doch als Arbeitgeber haben Sie Spielraum. Sie können auch verlangen, dass die Krankschreibung schon ab dem ersten Tag vorgelegt wird. Das sorgt sicher nicht für ein gesteigertes Vertrauensverhältnis und gute Stimmung im Team, doch es kann für Sie eine wirksame Maßnahme sein, um häufigen Ein-Tages-Ausfällen entgegenzuwirken. 

Ein weiteres Instrument können sogenannte Gesundheitsprämien sein. Laut §4a Entgeltfortzahlungsgesetz können Sie Sondervergütungen kürzen, wenn Mitarbeitende häufig erkranken. Wenn Sie beispielsweise Bonuszahlungen in Aussicht stellen, bekommen diese nur Mitarbeitende, die häufig am Arbeitsplatz sind – wer ständig ausfällt, geht leer aus. Ob Sie das einführen möchten, liegt in Ihrer Hand, die rechtliche Möglichkeit gäbe es. 

Apropos rechtlicher Rahmen: Im Extremfall gibt auch das Mittel der krankheitsbedingten Kündigung. Hier sind die Hürden hoch und manche Tarifverträge machen Einschränkungen, aber grundsätzlich ist es möglich, einer Person während Krankheit (und im Einzelfall sogar: wegen ihrer Krankheit) zu kündigen. Weitere Informationen dazu gibt es beispielsweise beim DGB. 

Wichtig zum Schluss: Wer krank ist, gehört nicht ins Büro

Es ist lobenswert, wenn Ihre Belegschaft möglichst vollständig am Arbeitsplatz ist – doch klar sollte auch sein: Wer wirklich krank ist, gehört nicht ins Büro. Wenn sich Mitarbeitende aus Pflichtgefühl stark erkältet zur Arbeit schleppen, tun sie damit auf Dauer niemandem einen Gefallen. Eine im Auftrag der Felix Burda Stiftung durchgeführte Berechnung zeigt: Während die Kosten für einen kranken Mitarbeiter pro Jahr bei 1.199 Euro liegen, kann die gleiche Person rund 3.500 Euro Folgekosten generieren, wenn sie krank zur Arbeit erscheint und dann Kolleginnen und Kollegen ansteckt. Das lohnt sich also für niemanden!

Das war viel Input, der Ihnen hoffentlich hilft, den Krankenstand in Ihrem Unternehmen zu senken. Alles behalten? Wir fassen Ihnen die Maßnahmen noch einmal kurz & knapp in einer 10-Punkte-Liste zusammen:  

10 Tipps gegen hohen Krankenstand

1. Fehlzeiten analysieren: Erfassen Sie alle Daten, die Ihnen zur Verfügung stehen und werten Sie diese aus (ggf. mit Hilfe von KI). Das zeigt, wann es Sie wo besonders hart trifft und gibt erste Ideen für Lösungsansätze. 
2. Persönliche Gespräche führen: Gehen Sie mit Mitarbeitenden, die häufig fehlen, in einen offenen und wertschätzenden Austausch. So erfahren Sie bestenfalls, wo strukturelle Probleme liegen. 
3. Betriebliches Gesundheitsmanagement: Sportangebote, gesundes Essen, genug Licht und frische Luft – was selbstverständlich klingen mag, ist elementar für die Gesundheit der Belegschaft. 
4. Spielerisches Herangehen: Schaffen Sie durch Gamification Anreize, dass all die guten Ideen wirklich genutzt werden: Welches Team schafft die meisten Schritte pro Woche? Wer hat das leckerste Salat-Rezept? So etwas zieht immer. 
5. Stärken Sie die Mental Health: Psychische Erkrankungen sind der dritthäufigste Grund für Abwesenheiten. Steuern Sie mit Resilienztrainings, Achtsamkeits-Workshops oder sogar kleinen Meditations-und Auszeit-Räumen gegen. 
6. Workload im Blick haben: Wenn viele ausfallen, gibt es meist andere, die das auffangen (müssen). Beugen Sie auch bei hohen Krankenständen Überlastung vor, denn die macht wiederum krank. 
7. Gesunde Arbeitsatmosphäre: Wer sich wohl fühlt, wird weniger krank. Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, zu der alle Mitarbeitenden gern beitragen, und in der sie sich wertgeschätzt fühlen. Das nützt auf vielen Ebenen, auch in Sachen Krankenstand. 
8. Echtes Leadership: Studien zeigen, dass Führungskräfte einen großen Einfluss auf die Arbeitsmotivation und den Krankenstand in Unternehmen haben. Schulen Sie Führungskräfte, damit sie ihre Teams wirklich gut begleiten.
9. Gesundheitsprämie einführen: Wer ständig ausfällt, muss auch auf den Bonus verzichten. Klingt hart, kann aber im Einzelfall ein wirksames Mittel sein – und das Gesetz bietet Ihnen diese Möglichkeit zum Handeln. Umgekehrt funktioniert es aber auch: Wer besonders wenig fehlt, bekommt etwas extra.
10. Fehlzeitenprojekte starten: Wenn diese Tipps nicht helfen, können Sie ein Fehlzeitenprojekt ins Leben rufen, bei dem eine abteilungsübergreifend zusammengestellte Gruppe den Ursachen für die vielen Ausfälle auf den Grund geht und Ideen für eine Besserung entwickelt. 

Wir hoffen an dieser Stelle, dass Sie eigentlich möglichst wenige Tipps brauchen, weil Sie und Ihre Mitarbeitenden gesund sind und bleiben. Falls Handlungsbedarf besteht, drücken wir die Daumen, dass Sie mit gezielten Maßnahmen Abhilfe schaffen können. Und falls es Sie doch erwischt wünschen wir „Gute Besserung“!