Rückblick 2023: Interview Martin Spiller

Digitale Meldeverfahren bleiben auch 2024 relevant

Ein Jahresrückblick von eAU bis PUEG mit Kundenmanager Martin Spiller

Er weiß, was Personalabteilungen gerade umtreibt, wenn es um Abrechnung oder Digitalisierung geht: Martin Spiller, zuständig für das Bestandskundenmanagement von VRG HR, blickt mit uns zurück auf 2023. Denn einige – zum Teil recht kurzfristige – gesetzliche Änderungen und Meldeverfahren stell(t)en in diesem Jahr manchen HR-ler vor besondere Herausforderungen.

Martin Spiller
Leiter Bestandskundenmanagement
PROVIA

Um die eAU, die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, ist es etwas ruhiger geworden. Heißt das, dass alles funktioniert?

„Wir bei VRG HR haben uns so früh wie möglich mit dem Thema eAU beschäftigt und auch versucht, unseren Kunden zeitnah alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Hinter den Kulissen arbeiten dann vor allem Kundenbetreuung, Softwareentwicklung und Systemberatung eng zusammen, damit die Softwarelösung rechtzeitig steht.

Bei der eAU gab und gibt es für die Kunden zwei mögliche Wege, Daten zu erfassen: Entweder, die Kolleg:innen in der Personalabteilung übernehmen das. Oder es gibt ein Self Service Portal wie das MyServicePortal, über das Mitarbeitenden selbst Eingaben machen können. Das heißt, wenn der Mitarbeitende beim Arzt war, kann er oder sie danach über seinen Account etwa den Beginn der Krankheit melden. Diese Lösung ist gut gestartet, und die Akzeptanz bei den Kunden war insgesamt sehr hoch, weil es die Personalabteilung natürlich auch ein Stück weit entlastet.“

Und wie sah es mit dem Meldeportal der Krankenkassen aus?

„Klar, das stand und steht ebenfalls zur Verfügung. Aber viele unserer Kunden fanden es einfach komfortabler, über die eigene Lösung zu gehen. Der Start war dann, also ganz am Anfang, ein bisschen holprig, zum Teil kamen etwa Meldungen von der Krankenkasse nicht zurück. Aber das sind die ganz normalen Kinderkrankheiten, die jedes Meldeverfahren mit sich bringt.

Wenn Kunden über das Meldeportal der Krankenkasse gehen, müssen sie aber oft auch die Stammdaten miteingeben. Das kostet Zeit, und das brauchen sie bei uns nicht, sondern wählen einfach den betroffenen Mitarbeitenden in der eigenen Software aus.“

Da die eAU eine gesetzliche Vorgabe ist, haben das inzwischen sicher alle umgesetzt, oder?

„Das sollte man meinen! Aber erfahrungsgemäß gibt es immer ein paar Prozent, die haben es noch nicht. Oder sie entscheiden sich nach einer Weile doch für eine andere Lösung als das Krankenkassen-Portal. Weil sie einfach merken: Das macht Arbeit, zusätzliche Arbeit, und mit einer Self Service Portal kann ich mir als Personalbereich die Prozesse einfacher machen. Wir erhalten jedenfalls nach wie vor Anfragen zur eAU, für ganz unterschiedliche Service-Level.“

Zweites „Meldethema“ des Jahres war das PUEG, das Pflege- und Entlastungsgesetz. Welche Herausforderung gab es hier?

„Hier ging um die Meldung der Anzahl der Kinder, damit die Beiträge zur Pflegeversicherung korrekt berechnet werden können. Unternehmen hatten hier mehrere Möglichkeiten, in welcher Form sie diese Information abfragen.

Die Herausforderung war hier unter anderem der Datenschutz: So liegen diese Informationen im HR in anderem Zusammenhang vielleicht durchaus vor, durften aber nicht automatisch für diese Zwecke verwendet werden.

Wir haben die Kunden vorab schon auf einer dafür eingerichteten Website informiert und verschiedene Optionen angeboten, weil wir gesehen haben, da besteht Bedarf. Die Zeit zwischen der Verabschiedung des Gesetzes und der geforderten Umsetzung, die ja dann schon mit der nächsten Abrechnung galt, war mehr als sportlich, wenn auch mit Übergangsfristen versehen. Unsere Informationsseite ist gut angekommen, weil sich unsere Kunden nicht noch zusätzlich ‚schlau machen‘ mussten.

Solche Umstellungen in Meldeverfahren sind mit der Digitalisierung, die ja überall Einzug hält, aber nichts Ungewöhnliches. Ähnliches gab es ja schon zum 1. Januar 2023: Da hatten wir die Umstellung der Arbeitsbescheinigung für die Bundesagentur für Arbeit, die BA, die seitdem nicht mehr in Papierform akzeptiert wird, und jetzt den schönen Namen BA-BEA trägt, was für ‚Bescheinigung elektronisch annehmen‘ steht.“

Welche Rolle spielt denn bei diesen Anforderungen die Digitale Personalakte?

Regelungen wie die eAU oder BA-BEA tragen ganz klar dazu bei, dass der Grad der Digitalisierung in Unternehmen, in den Personalabteilungen steigen muss, einfach weil man um diese Verfahren nicht herumkommt.

Hier sind diejenigen im Vorteil, die eine Digitale Personalakte haben, bei denen die meisten relevanten Daten also ohnehin schon digital vorliegen. Wenn dann eine neue Regelung, ein neues Verfahren kommt, sind sie viel schneller angebunden.

Genau das merken jetzt auch alle anderen – und kommen dann mit der Einführung der Digitalen Personalakte zu uns, bevor die nächste gesetzliche Regelung wieder zusätzlich Arbeit macht. Mit der Digitalisierung müssen sich deshalb Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen befassen.

Und wie geht es für HR im nächsten Jahr weiter?

„Die digitalen Meldeverfahren, die in den letzten Jahren dazugekommen sind, werden den Personalbereich sicher weiter beschäftigen. Wegen des Fachkräftemangels wird es oft Überlegungen in zwei Richtungen geben: ob man Prozesse durch digitale Lösungen schlanker macht. Oder ob man Routinetätigkeiten ganz auslagert, wie etwa die Personalabrechnung. Oder beides! Denn Fachleute werden im HR ja nach wie vor gebraucht – und die, die da sind, muss man nicht mit Aufgaben belasten, die inzwischen auch gut digital möglich sind.

Und das nächste Meldeverfahren kommt bestimmt, ich sag‘ nur: Unternehmensbasisdatenregistergesetz … .“

Lieber Martin Spiller, vielen Dank für das Gespräch!

 

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